Description emploi
Domaine
Gouvernance institutionnelle, gestion documentaire et assistance à la Direction Générale.
RECRUTEMENT – CONSULTANT AT IFCAR
Mission principale
Assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la Direction Générale, ainsi que la préparation, la coordination et le suivi des instances de gouvernance. Garantir la qualité, la confidentialité et la traçabilité des documents institutionnels, des décisions et des plans d’action.
Principales activités
Organiser les Conseils d’Administration, Assemblées Générales et Comités.
Préparer les convocations, ordres du jour, dossiers, procès-verbaux et comptes rendus.
Vérifier la conformité, la cohérence et la qualité des documents de gouvernance.
Classer et archiver les documents institutionnels.
Suivre les résolutions, décisions et plans d’action, à l’aide de tableaux de bord.
Coordonner avec les directions/services concernés, gérer les échéances et effectuer les relances.
Préparer des synthèses périodiques pour la Direction Générale.
Gérer l’agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements de la Direction Générale.
Rédiger les correspondances officielles, notes de synthèse, rapports et présentations.
Assurer le traitement et le suivi des courriers et dossiers sensibles.
Faciliter la coordination entre la Direction Générale et les interlocuteurs internes et externes.
Consolider les rapports d’activité et mettre en place des outils de reporting sécurisés.
Profil recherché
Formation Bac+3 à Bac+5 en gestion, management, administration des entreprises, droit ou équivalent.
Expérience confirmée en assistanat de Direction Générale, secrétariat général ou gestion des instances de gouvernance.
Expérience significative dans l’organisation et le suivi des Conseils d’Administration, Assemblées Générales et Comités.
Une expérience dans un établissement public, une société de développement, une holding ou une organisation avec des instances de gouvernance structurées est appréciée.
Compétences requises
Techniques :
Maîtrise de la gestion administrative des instances de gouvernance.
Excellente rédaction de procès-verbaux, comptes rendus, rapports et notes de synthèse.
Maîtrise des procédures de préparation et de suivi des réunions statutaires.
Aptitude au suivi des décisions, résolutions et plans d’action.
Excellente maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Excellent niveau de français écrit et oral.
Qualités personnelles :
Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Rigueur, vigilance et sens du détail.
Organisation, anticipation et priorisation.
Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
Autonomie, réactivité et sens des responsabilités.
Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de haut niveau.
