E-mail et communication efficace

L’une des discussions les plus intéressantes auxquelles j’ai participé récemment lié à l’utilisation de l’e-mail comme outil de communication efficace. Personne ne peut remettre en question l’importance de l’e-mail dans l’environnement commercial d’aujourd’hui. Selon le Financial Times, «le volume des e-mails a atteint 182 milliards de courriels en 2013 selon les recherches de Radicati Group. Le personnel d’affaires moyen voit entre 100 et 120 e-mails au quotidien.» Nous utilisons tous des e-mails quotidiennement pour communiquer. Cela nous aide-t-il à communiquer efficacement?

Qu’est-ce que la communication efficace?

Examinons une définition de communication efficace à partir de Parcours: «Une communication efficace est le processus d’échange d’idées, de pensées, d’opinions, de connaissances et de données afin que le message soit reçu et compris avec clarté et objectif. Lorsque nous communiquons efficacement, l’expéditeur et le récepteur se sentent satisfaits.»Un examen plus approfondi des composantes de cette définition est l’endroit où la discussion devient intéressante.

Évaluons le composant «processus de partage des informations bidirectionnel». Si nous sommes l’expéditeur de l’e-mail, nous rédigeons notre e-mail, obtenons le libellé juste, incluons tous les points clés que nous voulons faire et appuyez enfin sur le bouton Envoyer. Nous avons communiqué! Mais que se passe-t-il si l’e-mail n’était pas arrivé dans la boîte de réception des destinataires? Peut-être que le destinataire a accidentellement supprimé l’e-mail avant de le lire. De plus, une communication efficace est censée inclure «un message facilement compris par la partie réceptrice». Et s’ils ne comprenaient pas le message ou si ils l’ont interprété différemment que nous le voulions? Comment savons-nous que l’e-mail a été compris?

Si les deux parties avaient une interaction de communication en face à face et une rétroaction verbale non verbale fournirait une confirmation supplémentaire que le message avait été reçu. La partie communiquant le message initial peut demander au récepteur du message de le reformuler pour s’assurer qu’il a été reçu et compris. La partie réceptrice peut pratiquer des techniques d’écoute efficaces pour s’assurer qu’ils reçoivent correctement le message. Les parties utilisent plus de leurs sens pour valider l’efficacité de la communication.

Utile ou un obstacle?

L’incapacité de communiquer efficacement peut être un risque important dans votre vie personnelle et professionnelle. La clé est d’évaluer le message que vous essayez de communiquer et de sélectionner la meilleure approche de livraison. Informer les collègues que vous serez hors du bureau mardi prochain sera probablement communiqué efficacement par e-mail (en supposant que l’e-mail arrive), mais fournir des commentaires des employés sur leurs performances par e-mail n’est probablement pas une si bonne idée. N’oubliez pas que parfois la meilleure approche de la communication efficace est l’approche la plus ancienne. Allez leur parler face à face.